Gemeente Venlo

Erkend mantelzorgvriendelijk sinds: 10 november 2015

Venlo is centrumstad van Noord- en Midden-Limburg en dat brengt verantwoordelijkheden met zich mee t.a.v. omgeving, inwoners en medewerkers. Wij omarmen het principe Cradle to Cradle. De zichtbare buitenkant vertalen naar de binnenkant. In die geest willen we mantelzorg voor onze medewerkers hoog op de agenda zetten.

Bij de gemeente Venlo zijn ongeveer 1.000 medewerkers werkzaam. Er is één hoofdvestiging, te weten het gemeentehuis van Venlo. 

Welke concrete acties heeft uw organisatie uitgevoerd om medewerkers bewust te maken van het thema?

  • Onderzoek/nul-meting naar beleving combinatie werk en mantelzorg op werkvloer
  • Berichten op intranet, in nieuwsbrieven
  • Inrichten brochures bij P&O tbv medewerkers
  • Extra aandacht via het personeelsblad
  • Extra aandacht via de mantelzorgplant, 140 medewerkerskrijgen een plant op het bureau om dit aan een mantelzorger te geven
  • Bespreken mantelzorgproblematiek met personeelsadviseurs, afdelingshoofden en teamleiders.
  • De arbo-dienst is op de hoogte van het beleid met betrekking tot mantelzorg. Zodra zij signaleren wijzen zij de medewerker op de mogelijkheden bij de werkgever met betrekking tot de zorg voor de werkende mantelzorger. 

Toelichting:

Onder het motto “Zo buiten – zo binnen” besteden wij aandacht aan mantelzorg en werk binnen onze organisatie.  De gemeente Venlo ontving in 2014 de erkenning “Mantelzorgvriendelijkste gemeente van Limburg” en wij streven er naar om ook een mantelzorgvriendelijke gemeente  te blijven. We doen dit door o.a. de oprichting van de denktank Mantelzorg, het opzetten van een klankbordgroep Mantelzorgers, deelname aan het Netwerk Mantelzorg en de introductie van het Mantelzorgcompliment.

Dit maakt dat wij ook een mantelzorgvriendelijke werkgever zijn! 

Het onderwerp mantelzorg heeft de aandacht van directie en afdelingsmanagement;  er is uitgelegd wat mantelzorg is, hoeveel medewerkers er naar schatting mantelzorger zijn (uitgaande van 1 op de 7) en er worden voorstellen besproken  en vastgesteld om Mantelzorg & werk breder onder de aandacht te brengen in de organisatie. In de besluitvorming wordt het belang van een goede werk-privé-balans onderschreven. 

Om de bewustwording en het gesprek breed op gang te brengen, hebben we dit jaar hebben het onderwerp Mantelzorg & Werk expliciet opgenomen in het Medewerker-onderzoek: wie is mantelzorger en wie voelt zich daarin (on)voldoende gefaciliteerd door de werkgever.  De vraagstelling is toegelicht met informatie over wat we verstaan onder mantelzorg en mantelzorgers. De resultaten van deze meting worden in november verwacht. Afhankelijk van de meetresultaten, zal het onderwerp Mantelzorg & werk expliciet worden geagendeerd: organisatiebreed, binnen een afdeling of binnen een team. 

Op de informatiepagina van Personeelszaken is algemene informatie te vinden over Mantelzorg: wat we eronder verstaan, de regelgeving daaromtrent en het bestaan van de mantelzorgsteunpunten. En verder: hoe je zelf alert kunt blijven op  het houden van de juiste balans en hoe de organisatie je daarbij op verschillende manieren kan ondersteunen als dat nodig is.  Van een gesprekje tijdens de koffie met collega’s, aankaarten in het periodieke HR-gesprek, de mogelijkheid om te sparren met Personeelszaken over een betere balans, tot de mogelijkheden voor aangepaste werktijden of bijzonder verlof. Op de informatiepagina wordt ook gewezen op de mogelijkheid van een gesprek met of nadere informatie van de medewerker Personeelszaken, die  ook specifiek deze rol heeft binnen het thema Mantelzorg&werk.

Rode draad is, dat het áltijdbespreekbaar is, de ondersteuning altijd maatwerk zal zijn en dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de mantelzorger en de werkgever (leidinggevende) blijft. 

In aanloop naar de Dag van de Mantelzorger (een week van tevoren)informeren we medewerkers via Intranet over de aanstaande Dag van de Mantelzorger en hoe we daar gezamenlijk, in- en extern, aandacht aan willen geven. We wijzen daarbij ook op het gezamenlijke belang van een goede werk-privé-balans en introduceren de informatiepagina Mantelzorg&werk en de aandachtsfunctionaris van Personeelszaken.

Op de Dag van de Mantelzorger zelf zorgen we dat er 140 mantelzorgplantjes (1 op de 7!) klaar staan, verspreid over de afdelingen. Via Intranet , diezelfde dag, onderstrepen we de bedoeling van de plantjesacties en vragen we medewerkers en leidinggevenden de plantjes te geven aan onze collega’s-Mantelzorgers.

Na de dag van de Mantelzorger willen we in het personeelsblad terugkijken op de Dag van de Mantelzorger: “zo buiten, zo binnen”. Met twee afdelingen die hierin samen optrekken: Maatschappelijke Ontwikkeling en Personeelszaken, zodat kennis en energie op dit thema kan worden gebundeld en versterkt. 

De Dag van de Mantelzorger ten slotte, gaan we jaarlijks aangrijpen om organisatiebreed aandacht te blijven vragen voor het thema.

Hoe bevordert u de dialoog tussen leidinggevenden, mantelzorgers en collega’s?

  • Medewerkers en leidinggevenden bewust maken van het feit dat 1 op de 7 medewerkers (dit zijn 140 medewerkers in de gemeente Venlo) mantelzorgers zijn
  • Aandacht vragen in overleggen tussen personeelsadviseurs en afdelingshoofden/teamleiders
  • Op de agenda zetten tijdens functioneringsgesprek
  • Aandacht voor dit thema op afdelings-/teamoverleggen
  • Duidelijke benoemen waar medewerkers terecht kunnen binnen P&O 

Implementeren en borgen, toelichting:

Binnen Personeelszaken is informatie gegeven over het onderwerp Mantelzorg&werk, zijn de mogelijkheden van maatwerk besproken en is de personeelsadviseurs gevraagd om alert te zijn op signalen van overbelasting en de mogelijkheden voor verwijzing.  In de trainingen en instructies aan leidinggevenden en medewerkers t.b.v.  de HR-gesprekken is de werk-privé-balans een expliciet benoemd onderwerp. Daar wordt  ook de relatie gelegd naar gezondheid, belastbaarheid en leeftijdsfase. In de nieuwe instructies/trainingen dit najaar wordt daar Mantelzorg expliciet aan toegevoegd. Mantelzorg blijft een vast onderdeel van de HR-cyclus. Deze cyclus bestaat uit een drietal gesprekken per jaar tussen leidinggevende en medewerker. 

Binnen de organisatie kan verwezen worden naar een collega van Personeelszaken, speciaal belast van het thema Mantelzorg&werk, die het tot haar verantwoordelijkheid rekent om aandacht te blijven vragen voor Mantelzorg&werk, om het onderwerp bespreekbaar te houden en bij te dragen aan oplossingen waar nodig en mogelijk.  Deze collega heeft coachervaring, kent de organisatie en “het veld” en maakt deel uit van het netwerk Mantelzorg, waar kennis wordt uitgewisseld en ervaringen gedeeld met andere professionals. Het aandachtsveld mantelzorg is een vast onderdeel in het takenpakket  en zal als zodanig ook geborgd zijn.

Stel dat deze collega uit dienst gaat, wordt er dan andere collega speciaal belast met mantelzorg en werk? 

Welke maatwerkoplossingen zijn in de organisatie mogelijk en hoe is dit geregeld?

In uw organisatie:

  • Leidinggevende en mantelzorger zoeken samen naar maatwerkoplossingen.

Om een betere balans te vinden tussen werk, zorg en tijd voor de mantelzorger zelf zijn verschillende oplossingen. Zo kan men gebruik maken van wettelijke regelingen en/of samen met de leidinggevende zoeken naar een (maatwerk)oplossing.

  • De flexibele werktijden geven ruimte om te schuiven met werktijden .
  • Verlofsparen
  • Tijdelijk minder werken
  • Thuiswerken
  • De wet Arbeid en Zorg, denk dan aan kortverzuimverlof, kort- en  langdurend zorgverlof 

Welke concrete stappen hebt u gezet om het thema te implementeren en te borgen in de organisatie:

Zie hierboven. 

Ter aanvulling

De gemeente Venlo heeft mantelzorg hoog op de agenda staan. In 2014 heeft de gemeente Venlo de prijs ontvangen voor de mantelzorgvriendelijkste gemeente van Limburg. Voor Venlo was dit vooral een aanmoedigingsprijs – jullie zijn  op de goede weg – en niet zo zeer een schouderklopje dat we er al zijn.

Deze prijs hebben we echter graag in ontvangst genomen om zowel intern als extern er in 2015 vol tegen aan te gaan. Dit is naast het hierboven beschreven, ook :

  • Enquête onder mantelzorgers om enig inzicht te krijgen in de ‘Venlose’ mantelzorg en tevens de vraag hoe de mantelzorg mantelzorgcompliment het liefst uitgewerkt ziet;
  • Opzetten van klankbordgroep onder mantelzorgers;
  • Denktank opgezet met partners rond thema ‘de werkende mantelzorg’ en ‘ de jonge mantelzorger’;
  • Ombouw van steunpunten naar kenniscentrum mantelzorg.

Wethouder Ramon Testroote reikt Erkenning uit aan gemeentesecretaris/directeur Piet Lucassen

Voor vragen en/of meer informatie kunt u contact opnemen met: Birgitte Dautzenberg-Janssen, HR-medewerker via bi.janssen@venlo.nl.

Bijlage 1: artikel voor focus

Bijlage 2: wiki pagina

Bijlage 3: intranet stukjes

Gemeente Venlo is 1 van de erkende organisaties.
Overzicht van alle organisaties